Pertemuan 1
Manajemen sebagai ilmu:
Manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan (Luther Gulick)
Manajemen sebagai seni:
yaitu seni di dlm menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain
Manajemen adalah suatu proses mengelola mulai dari merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota-anggota organisasi dan proses penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran (tujuan-tujuan) yang telah ditetapkan (Stoner & Wankel)
Tujuan manajemen:
1. Mencapai tujuan
2. Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan
3. Mencapai efisiensi dan efektivitas
Keberhasilan Organisasi
-Mampu tidaknya manajer menjalankan fungsi manajemennya
- Tersedianya tenaga operasional yg trampil sesuai dengan bidangnya
- Tersedianya anggaran yg memadai
- Tersedianya sarana & prasarana kerja
- Adanya mekanisme kerja yg sesuai
- Iklim kerja yg positif
Lingkungan Internal
“Variabel-variabel (kekuatan dan kelemahan) yang ada di dalam organisasi tetapi biasanya tidak dalam pengendalian jangka pendek dari manajemen puncak.
Yaitu :
•Struktur
•Budaya
•Sumber daya
•Pemegang Saham
Sumber Daya dalam Organisasi:
-Men
-Money
-Machine
-Material
-Method
Manajemen Sumber Daya Manusia
- Kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang untuk menjalankan aspek “orang” atau sumber daya manusia dari posisi seorang manajemen, meliputi perekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan, dan penilaian.
- Rancangan sistem formal dalam sebuah organisasi umanusia secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi untuk memastikan penggunaan bakat.
(Mathis, Robert L; Jackson, John H.)
Tantangan Manajemen SDM
menurut Malthis, Robert L; Jackson, John H.
-Perubahan ekonomi dan teknologi_perubahan sektor industri
- Ketersediaan dan kualitas angkatan kerja_dibuthkan ketrampilan dan pelatihan
- Pertumbuhan angkatan kerja_fleksibilitas pekerjaan
- Persoalan-persoalan demografi_ukuran , struktur dan distribusi penduduk (gender, usia, pendidikan)
- Penyeimbangan pekerjaan/keluarga
- Penyusunan ulang organisasional dan merger/akuisisi
Pertemuan 2
Strategi MSDM
Desain Organisasi Tradisional
• Struktur Sederhana
– Struktur organisasi dengan departementalisasi rendah, rentang kendali luas, wewenang terpusat
dan formalisasi rendah.
• Struktur Fungsional
– Struktur organisasi yang mengelompokkan spesialisasi pekerjaan yang serupa dalam satu kelompok.
• Struktur Divisional
– Struktur organisasi yang terdiri atas unit atau divisi yg terpisah atau semi otonom.
Empat Pilar Pengorganisasian
• Pilar Pertama :
Pembagian kerja (division of work) / Spesialisasi Kerja
• Pilar Kedua :
Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)
• Pilar Ketiga :
Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)
• Pilar Keempat :
Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi / koordinasi (coordination)
Fungsi MSDM
• Fungsi Perencanaan
• Fungsi Rekruitmen dan Seleksi
• Fungsi Pelatihan dan Pengembangan
• Fungsi Keamanan dan Kesehatan
• Fungsi Kompensasi dan Kesejahteraan
• Fungsi Penilaian Kinerja
• Fungsi Penelitian
• Hubungan Pekerja
Manajer Lini dan Manager Staf SDM
• Line manager
– Seorang manajer yang berwenang untuk mengarahkan pekerjaan bawahan dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas organisasi.
• Staff manager
– A manager who assists and advises line managers.
Functions of the HR Manager
• A line function
– The HR manager directs the activities of the people in his or her own department and in related service areas (like the plant cafeteria).
• A coordinative function
– HR managers also coordinate personnel activities, a duty often referred to as functional control.
• Staff (assist and advise) functions
– Assisting and advising line managers is the heart of the HR manager’s job.
Human Resource Department (HRD) vs Personnel Department
• Persamaan manajemen Personalia dan MSDM adalah keduanya merupakan ilmu yang mengatur unsur manusia dalam suatu organisasi, agar mendukung terwujudnya tujuan.
• Perbedaannya :
• MSDM dikaji secara makro (: tidak hanya menyangkut suatu proses dan sistem saja, tetapi secara psikologi dan perilaku karyawannya) dan Manajemen personalia dikaji secara mikro.
• MSDM menganggap bahwa karyawan adalah asset (kekayaan) utama organisasi, jadi harus dipelihara dengan baik. Manajemen personalia menganggap karyawan adalah faktor produksi, jadi harus dimanfaatkan secara produktif
Types of Strategic Planning
_ Strategi korporasi : untuk mengidentifikasi ramuan bisnis yang akan dimasuki perusahaan.
_ Strategi bersaing tingkat bisnis : mengidentifikasi bagaimana masing-masing bisnis perusahaan
akan bersaing.
_ Strategi fungsional : mengidentifikasi bagaimana manufacturing, penjualan dan fungsi lain dari
unit akan menyumbangkan kepada strategi bisnis
Strategic Human Resource Management
• Strategic Human Resource Management
– Menghubungkan manajemen sumberdaya manusia dengan tujuan strategis dan sasaran dalam rangka untuk meningkatkan kinerja bisnis dan mengembangkan budaya organisasi yang mendorong
inovasi dan fleksibilitas
– Merumuskan dan melaksanakan sistem sumberdaya manusia (kebijakan dan aktivitasnya), untuk
menciptakan kompetensi karyawan dan perilaku organisasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
strategis.
Pertemuan 3
Faktor Penyebab Perubahan Kebutuhan SDM
a. Perubahan dalam lingkungan eksternal seperti ekonomi, politik, teknologi dan persaingan.
b. Perubahan keputusan internal seperti strategi, budget, ramalan penjualan, ekspansi, rancangan organisasi
dan rancangan pekerjaan.
c. Perubahan tenaga kerja organisasi seperti adanya pegawai yang pensiun (retirement), mengundurkan diri (resignation), PHK (termination), meninggal dunia, pegawai sakit, dll.
Job Analysis/Analisa Pekerjaan
• Organisasi memberikan pekerjaan yang terpisah dan jelas bagi setiap orang serta menjamin pekerjaan itu terkoordinasi sedemikian rupa dalam rangka mencapai tujuan.
• Setelah organisasi menyusun strukturnya, tersusunlah pekerjaan-pekerjaan yang perlu ditangani oleh orang-orang
• Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menetapkan (1) cakupan pekerjaan dan (2) kriteria orang yang menangani pekerjaan itu
Tujuan Analisa Pekerjaan
• Untuk mendapatkan informasi tentang:
• Aktivitas kerja apa saja aktivitas yang akan dilaksanakan
• Perilaku manusia bagaimana dlm mengambil keputusan, kemampuan bekerja, melakukan perjalanan
• Mesin/alat yg dibutuhkan utk keberlangsungan pekerjaan
• Standar kinerja pengukuran ttg kualitas, kuantitas, dan kecepatan untuk setiap pekerjaan
• Konteks jabatan bagaimana interaksi jabatan, insentif yang ada
• Tuntutan manusiawi kebutuhan ketrampilan, pengetahuan dalam melakukan kerja
• Job Analysis: Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu.
• Job Description: pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu (menggambarkan pekerjaan/jabatan dengan sangat baik).
• Job Specification: menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. (Spesifikasi pekerjaan disusun dari uraian pekerjaan serta uraian “ciri-ciri manusia dan pengalaman yang diperlukan untuk bekerja dengan baik”, dan akan menentukan tipe orang yang perlu direkrut dan kualitas yang perlu diuji)
• Job Evaluation: proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan (menentukan kompensasi).
Proses Analisa Pekerjaan
1. Menentukan penggunaan informasi/alat yang digunakan untuk menganalisa
2. Meninjau informasi yang terkait sbg latar belakang (struktur organisasi; proses kerja, dll)
3. Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis
4. Mengumpulkan data
5. Meninjau informasi itu dengan pihak lain yang berkepentingan
6. Menyusun uraian dan spesifikasi jabatan/pekerjaan
Perencanaan SDM
• Supply Internal: promosi, transfer, demosi
• Supply Eksternal: dar luar perusahaan
Fungsi Perencanaan SDM
• Individual
– mengetahui secara pasti rencana ketenagakerjaan dari organisasi
– memungkinkan pekerja untuk menyusun pengembangan karir bagi dirinya sendiri
– Contoh :
• Bagaimana kemampuan pengembangan jenjang karirnya
• Kemampuan apa yang harus dimiliki untuk memungkinkan dirinya menduduki suatu jabatan tertentu
• Waktu yang terbaik untuk menjangkau karir tesebut
Fungsi Perencanaan SDM
• Organisasi
• membantu pimpinan organisasi dalam upaya mendaya-gunakan SDM yang ada_efisiensi
• mampu menarik tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan, baik secara kuantitatif atau kualitatif yang dilakukan pada waktu yang tepat.
• menambah kuatnya daya saing organisasi terhadap organisasi lain.
Prosedur Perencanaan SDM
• Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
• Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
• Menetapkan beberapa alternative.
• Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.
• Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.
Pertemuan 4
Definisi
Rekrutmen
• Proses pencarian atau mengundang calon-calon tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai dengan rencana dan kebutuhan organisasi di waktu tertentu, untuk melamar kerja
Seleksi
• Proses memilih seseorang dari kelompok pelamar yang paling cocok/mampu menduduki posisi tertentu dan untuk organisasi.
calon karyawan
• Jenis rekrutmen:
– Rekrutmen Internal
• proses untuk mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang dibutuhkan denganmempertimbangkan tenaga kerja yang sudah ada atau yang sudah dimiliki oleh perusahaan
– Rekrutmen Eksternal
• perusahaan mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang akan ditempatkan pada suatu jabatan tertentu dengan memperolehnya dari luar perusahaan, atau seringkali dinamakan sebagai outsourcing
TAHAP DALAM REKRUTMEN DAN SELEKSI
1. Merencanakan kebutuhan karyawan baru (HR planning)
2. Mendapatkan orang yang tepat untuk melamar posisi tersebut (rekrutmen)
3. Memutuskan siapa yang dipilih (seleksi)
4. Mendapatkan orang yang dipilih untuk mengambil pekerjaan tersebut (placement)
Metode Rekrutmen
• Penataran/upgrading
• Pemindahan/mutasi
• Pengangkatan ( promosi )
• Penempatan pekerjaan
• Inventarisasi keahlian
Keuntungan Rekrutmen Internal
– Biaya relatif murah, karena tidak perlu proses seleksi seperti rekrutmen external.
– Organisasi mengetahui pekerja yang memiliki kemampuan untuk jabatan yang kosong.
– Pekerja memiliki motivasi yang tinggi krn mengetahui kemungkinan peningkatan
– Pengembangan karier jelas
– Pekerja telah memahami secara baik kebijakan, prosedur, ketentuan dan kebiasaan organisasi.
Kerugian Rekrutmen internal
• Tidak selalu memberikan perspektif baru
• Pekerja yang dipromosikan akrab dengan bawahannya sehingga sulit menjalankan kewenangan dan kekuasaannya.
Rekrutmen Eksternal
Keunggulan :
• Memiliki gagasan dan pendekatan baru
• Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan spesifikasi pengalaman
• Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan yang sekarang.
Kelemahan
• Moral dan komitmen karyawan rendah
• Periode penyesuaian yang relatif lama.
Faktor lingkungan yang mempengaruhi proses seleksi
• Pertimbangan hukum : persentase wanita,non diskriminasi,peraturan tenaga kerja
• Waktu yang dimiliki untuk mengambil keputusan (pendek,waktu panjang)
• Hirarki organisasi
• Tipe organisasi: pemerintah,swasta,LSM
• Kualitas pelamar
• Jumlah, komposisi dan ketersediaan tenaga kerja
– Dipengaruhi ekonomi, sosial, politik
– Undersupply vs oversupply tenaga kerja
– Unqualifed vs qualified employee
Pertemuan 5
Orienting Employees
• Employee orientation
– A procedure for providing new employees with basic background information about the firm.
• Orientation content
– Information on employee benefits
– Personnel policies
– The daily routine
– Company organization and operations
– Safety measures and regulations
– Facilities tour
– Work-unit orientation
• Membiasakan karyawan baru dengan tujuan unit
• Menjelaskan bagaimana pekerjaannya dapat memberikan kontribusi pada tujuan unit
• Memperkenalkan karyawan baru dengan rekan kerjanya
• Tujuan:
– Memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan
• Dilakukan dengan:
– training/pelatihan memperbaiki penguasaan ketrampilan dan teknik-teknik pelaksanaan
pekerjaan
– Pengembangan peningkatan kemampuan secara lebih luas, sikap, dan kepribadian
The Training and Development Process
• Needs analysis
– Identify job performance skills needed, assess prospective trainees skills, and develop objectives.
• Instructional design
– Produce the training program content, including workbooks, exercises, and activities.
• Validation
– Presenting (trying out) the training to a small representative audience.
• Implement the program
– Actually training the targeted employee group.
• Evaluation
– Assesses the program’s successes or failures.
Training Methods
• On-the-job training (OJT)
– Memberikan pelajaran mengenai pekerjaan melalui pekerjaan yang sebenarnya.
• Metode
– Pelatihan
– Rotasi
– Tugas khusus
• Keuntungan
– Murah
– Adanya umpan balik segera
• Magang
– Mengkombinasikan OJT dan instruksi kelas.
• Belajar secara informal
– Belajar dari kegiatan yang dilakukan sehari-hari.
• Job instruction training (JIT)
– Memberikan daftar pekerjaan, kunci dalam melakukan kerja, dan langkah-langkah kerjanya
• Literacy training techniques
– Responses to functional illiteracy
• Testing job candidates’ basic skills.
• Setting up basic skills and literacy programs.
• Audiovisual-based training
– To illustrate following a sequence over time.
– To expose trainees to events not easily demonstrable in live lectures.
– To meet the need for organizationwide training and it is too costly to move the trainers from place to place.
• Simulated training (occasionally called vestibule training)
– Training employees on special off-the-job equipment so training costs and hazards can be reduced.
– Computer-based training (CBT)
– Electronic performance support systems (EPSS)
– Learning portals
Computer-based Training (CBT)
• Advantages
– Reduced learning time
– Cost-effectiveness
– Instructional consistency
• Types of CBT
– Intelligent Tutoring systems
– Interactive multimedia training
– Virtual reality training
OFF The Job Training
• Of the job training
– Program-program pengembangan eksekutif di universitas-universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya, dimana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metodametoda lainnya.
– Latihan laboratorium, di mana seseorang belajar lebih sensitif (peka) terhadap orang lain, lingkungan.
– Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keseluruhan organisasi.
Managerial on-the-Job Training
• Job rotation
– Moving a trainee from department to department to broaden his or her experience and identify strong and weak points.
• Coaching/Understudy approach
– The trainee works directly with a senior manager or with the person he or she is to replace; the latter is responsible for the trainee’s coaching.
• Action learning
– Management trainees are allowed to work full-time nalyzing and solving problems in other departments.
Pertemuan 6
Penilaian Kinerja SDM
Penilaian Kinerja
• Proses mengukur prestasi kerja pegawai berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan, dengan cara membandingkan sasaran dengan persyaratan deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan (Utomo, Tri Widodo)
Tujuan & Manfaat
• Performance Improvement : memungkinkan pegawai dan manajer untuk mengambil tindakan yang berhubungan dengan peningkatan kinerja
• Compensation Adjustment: membantu pengambil keputusan untuk menentukan siapa saja yg berhak meneriman kenaikan gaji
• Placement decision: Menentukan promosi, transfer, dan demosi
• Training and Development needs: mengevaluasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan
• Career planning & development: memandu untuk menentukan jenis dan potensi karir yang dapat dicapai
• Staffing process deficiencies: mempengaruhi proses perekrutan pegawai
• Informational inaccuracoes and job-design errors: membantu menjelaskan kesalahan
• Equal employment opportunity: menunjukkan tidak adanya perbedaan/diskriminasi dalam penempatan
• External challenges: mengetahui faktor luar yg mengganggu kinerja pegawai
• Feedback: umpan balik untuk individu/perusahaan
Elemen Penilaian Kinerja
• Performance Standart
– Validitas: keabsahan standar penilaian (sesuai dan relevan dengan jenis pekerjaan yg akan dinilai)
– Agreement: standart penilaian disetujui dan diterima oleh semua pegawai
– Realistis: dapat dicapai sesuai dengan kemampuan
– Obyektif: Mampu mencerminkan keadaan yg sebenarnya tanpa menambah/mengurangi kenyataan
• Criteria for Managerial Performance – People-based criteria: dibuat berdasarkan kemampuan pribadi
– Product-based criteria: kriteria dibuat berdasarkan jenis outpun yang akan dicapai
– Behaviour-based criteria: dibuat berdasarkan perilaku-perilaku yg diharapkan sesuai dengan aspek-aspek hukum, dan etika
• Performance Measures
– Menggunakan sistem penilaian yg relevan
Sumber data untuk ukuran penilaian kerja :
– Data produksi (langsung/tak langsung)
– Data personalia :
• Ketidakhadiran, keterlambatan, masa kerja, lamanya pelatihan, kejadian lainnya.
– Pertimbangan lainnya
• Hambatan politis (kejadian yang umum terjadi dalam organisasi)
• Hambatan antar pribadi (antar karyawan)
Masalah dalam Penilaian Kinerja
• Halo Effect_satu aspek penilaian mempengaruhi aspek lainnya
• Liniency Effect_harus berbuat baik pada pegawai
• Severity Effect_harus menekan pegawai
• Central Tendency_menilai rata-rata
• Assimilation Effect_penilai cenderung menyukai pegawai yg mempunyai ciri-ciri atau sifat seperti mereka
• Differential Effect_ penilai cenderung menyukai pegawai yg mempunyai ciri-ciri atau sifat yg tidak ada pada dirinya
• Recency Effect_memberikan penilaian atas dasar perilaku yg baru disaksikan
Format penilaian
• SIAPA YANG MELAKUKAN PENILAIAN
• KAPAN PENILAIAN DILAKUKAN
• INSTRUMEN YANG AKAN DIGUNAKAN
